Terceirizar a folha de pagamento pode ser uma decisão que facilita a administração e impulsiona o crescimento da sua empresa.

O tema “terceirizar” para departamentos jurídicos é bastante controverso. Há casos práticos de diversos tipos, desde departamentos que tudo terceirizam, há aqueles que pouco o fazem e os que fazem estrategicamente.

Não iremos defender algo como bandeira única da razão neste artigo. Nosso intuito é colaborar com o raciocínio e argumentos para que o gestor possa escolher entre terceirizar ou não.
Em regra geral, temos que a terceirização busca no escritório uma expertise específica ou ainda algo para trabalhar em massa, ou seja, o departamento não precisa se inflar de trocentos advogados se pode deixar que um escritório o faça.

Benefícios de Terceirizar a folha de pagamento

Redução de Custos Operacionais: Terceirizar a folha de pagamento elimina a necessidade de manter uma equipe interna dedicada, além de reduzir investimentos em infraestrutura e softwares especializados. Com isso, a empresa economiza recursos que podem ser direcionados para áreas estratégicas do negócio.

Precisão nos Cálculos: Empresas especializadas, como a Silvestrin, utilizam sistemas automatizados para garantir cálculos precisos de salários, benefícios, horas extras e encargos trabalhistas, minimizando erros que poderiam resultar em multas ou insatisfação dos colaboradores.

Conformidade Legal: Manter-se atualizado com as constantes mudanças nas leis trabalhistas e fiscais pode ser um desafio. Ao terceirizar a folha de pagamento, você conta com especialistas que garantem a conformidade com as regulamentações vigentes, evitando riscos legais e penalidades.

Foco no Core Business: Com a terceirização, a equipe interna fica livre das tarefas administrativas e pode focar nas atividades-chave da empresa, aumentando a produtividade e direcionando esforços para o crescimento e a inovação.

Automação e Eficiência: Empresas terceirizadas oferecem sistemas tecnológicos avançados, incluindo portais online e aplicativos para colaboradores e gestores. Isso automatiza processos, facilita o acesso a informações, reduz a carga de trabalho manual e proporciona uma gestão mais eficiente.

Segurança de Dados: A terceirização da folha de pagamento com empresas experientes, como a Silvestrin, inclui proteção robusta dos dados, com criptografia e armazenamento em nuvem, garantindo a segurança das informações da empresa e de seus colaboradores.

Flexibilidade e Escalabilidade: Empresas terceirizadas oferecem soluções que se adaptam ao tamanho e ao ritmo de crescimento do seu negócio, permitindo que a folha de pagamento seja gerenciada de forma eficiente, independentemente da escala da operação.

Suporte Especializado: Além de cuidar da parte operacional, empresas como a Silvestrin oferecem suporte jurídico e consultoria em questões trabalhistas, garantindo que a empresa esteja sempre orientada pelas melhores práticas de gestão de pessoal.

Cuidados fundamentais ao Terceirizar a folha de pagamento

Alguns cuidados são fundamentais no momento de contratar um terceiro:

1. Ver sua reputação de mercado;
2. Conhecer seus sócios e as pessoas que serão designadas para atender a empresa;
3. Verificar a matéria que será terceirizada e o envolvimento necessário de pessoas, estrutura e forma de controles;
4. Como o escritório controla prazos, audiências, perícias, etc;
5. Conhecer a gestão interna de canais de atendimento (será um sócio vinculado a empresa? Será um advogado sênior? Ou um júnior?)
6. Quais outros clientes ele possui? (há impedimentos ou questões estratégicas envolvidas?)
7. A matéria terceirizada é muito específica? O escritório já possui este conhecimento? Caso contrário, quem na empresa será responsável como interface entre escritório e departamento?
Claro, estes 7 pontos são exemplificativos e não taxativos. São cuidados básicos no momento de terceirizar.
Outros cuidados básicos importantes são os que envolvem honorários. Uma boa negociação deve pelo menos envolver (entre outras particularidades da sua empresa):
1. Honorários pré-definidos;
2. Casos que são padronizados devem ser abarcados dentro do contrato, quer dizer, vamos considerar somente os mais complexos ou estranhos para valores diferenciados, o restante fica dentro da mesma realidade;
3. Valores podem ser escalonados, de x a x processos um valor, depois muda para y;
4. Ações complexas podem ter um fee no final como estímulo ao resultado;
5. Definir com clareza o que é o que não é reembolsável além das custas processuais (pretende pagar taxi a cada ida ao foro?);
6. Algumas consultorias baseadas em time sheet, com horas definidas quando for consultoria de advogado sênior, pleno ou júnior e sempre fixar um teto máximo mensal;
7. Definir com clareza a questão da sucumbência (pertence ao terceirizado),mas em casos estratégicos da empresa, devem os mesmos abrir mão frente a outra parte que sucumbiu ser estratégica;
E por aí vai…
E não podemos esquecer de alguns problemas de contratar apenas um terceirizado com várias filiais:
1. Pode ser bom, uma empresa resolve vários Estados, mas esta mesma empresa pode:
1.1. Ter problemas de comunicação interna;
1.2. Ter problemas na própria estrutura que diz ter;
1.3. Pode estar quarteirizando o contrato;
1.4. Pode ter conflito de interesses dependendo do Estado;
1.5. Grande rotatividade de profissionais e perda dos processos internos;
1.6. Controles de prazos, audiências e organizações fora de um padrão único;
1.7. Pode ter cobrado um valor que achou que ganharia no volume e não oferecer o trabalho que iria oferecer por ter se iludido na contratação;
1.8. Pela falta de controle, começa a cobrar em duplicidade ou processos já baixados;
1.9. A qualidade técnica baixa, se o orçamento foi superestimado;
1.10. Equipes desniveladas tecnicamente;
Entre outros, óbvio. (Terceirizar)
E, finalmente pontos bons, vamos observar algumas características que devem ser observadas na contratação que referendam um bom terceiro para o departamento jurídico:
1. Tempo de resposta de emails, ligações e pedidos;
2. Relatórios periódicos atualizados;
3. Demonstração clara da tecnologia em prol do controle de gestão interna do escritório;
4. Atuação preventiva demonstrada cabalmente;
5. Serem excelentes negociadores e terem foco em resultado e não em processo;
E mais aquilo que sua intuição ou especificidade que o negócio exigir.

Terceirizar, eis questão!

Essa é uma decisão estratégica que muitas empresas enfrentam. Terceirizar essa tarefa vai além de simplesmente delegar uma atividade administrativa; é uma forma de garantir precisão nos cálculos, reduzir custos operacionais e assegurar a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Quando feita por especialistas, como a Silvestrin, a terceirização proporciona acesso a tecnologias avançadas, automatização de processos e uma equipe jurídica sempre atualizada, minimizando riscos e erros. Assim, a empresa pode direcionar seus esforços para o core business, aumentando a produtividade e o foco no crescimento sustentável.

A verdadeira questão é: por que não aproveitar os benefícios que a terceirização da folha de pagamento pode oferecer?
 

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