O tema “terceirizar” para departamentos jurídicos é bastante controverso. Há casos práticos de diversos tipos, desde departamentos que tudo terceirizam, há aqueles que pouco o fazem e os que fazem estrategicamente.
Não iremos defender algo como bandeira única da razão neste artigo. Nosso intuito é colaborar com o raciocínio e argumentos para que o gestor possa escolher entre terceirizar ou não.
Em regra geral, temos que a terceirização busca no escritório uma expertise específica ou ainda algo para trabalhar em massa, ou seja, o departamento não precisa se inflar de trocentos advogados se pode deixar que um escritório o faça.
Alguns cuidados são fundamentais no momento de contratar um terceiro:
1. Ver sua reputação de mercado;
2. Conhecer seus sócios e as pessoas que serão designadas para atender a empresa;
3. Verificar a matéria que será terceirizada e o envolvimento necessário de pessoas, estrutura e forma de controles;
4. Como o escritório controla prazos, audiências, perícias, etc;
5. Conhecer a gestão interna de canais de atendimento (será um sócio vinculado a empresa? Será um advogado sênior? Ou um júnior?)
6. Quais outros clientes ele possui? (há impedimentos ou questões estratégicas envolvidas?)
7. A matéria terceirizada é muito específica? O escritório já possui este conhecimento? Caso contrário, quem na empresa será responsável como interface entre escritório e departamento?
Claro, estes 7 pontos são exemplificativos e não taxativos. São cuidados básicos no momento de terceirizar.
Outros cuidados básicos importantes são os que envolvem honorários. Uma boa negociação deve pelo menos envolver (entre outras particularidades da sua empresa):
1. Honorários pré-definidos;
2. Casos que são padronizados devem ser abarcados dentro do contrato, quer dizer, vamos considerar somente os mais complexos ou estranhos para valores diferenciados, o restante fica dentro da mesma realidade;
3. Valores podem ser escalonados, de x a x processos um valor, depois muda para y;
4. Ações complexas podem ter um fee no final como estímulo ao resultado;
5. Definir com clareza o que é o que não é reembolsável além das custas processuais (pretende pagar taxi a cada ida ao foro?);
6. Algumas consultorias baseadas em time sheet, com horas definidas quando for consultoria de advogado sênior, pleno ou júnior e sempre fixar um teto máximo mensal;
7. Definir com clareza a questão da sucumbência (pertence ao terceirizado),mas em casos estratégicos da empresa, devem os mesmos abrir mão frente a outra parte que sucumbiu ser estratégica;
E por aí vai…
E não podemos esquecer de alguns problemas de contratar apenas um terceirizado com várias filiais:
1. Pode ser bom, uma empresa resolve vários Estados, mas esta mesma empresa pode:
1.1. Ter problemas de comunicação interna;
1.2. Ter problemas na própria estrutura que diz ter;
1.3. Pode estar quarteirizando o contrato;
1.4. Pode ter conflito de interesses dependendo do Estado;
1.5. Grande rotatividade de profissionais e perda dos processos internos;
1.6. Controles de prazos, audiências e organizações fora de um padrão único;
1.7. Pode ter cobrado um valor que achou que ganharia no volume e não oferecer o trabalho que iria oferecer por ter se iludido na contratação;
1.8. Pela falta de controle, começa a cobrar em duplicidade ou processos já baixados;
1.9. A qualidade técnica baixa, se o orçamento foi superestimado;
1.10. Equipes desniveladas tecnicamente;
Entre outros, óbvio. (Terceirizar)
E, finalmente pontos bons, vamos observar algumas características que devem ser observadas na contratação que referendam um bom terceiro para o departamento jurídico:
1. Tempo de resposta de emails, ligações e pedidos;
2. Relatórios periódicos atualizados;
3. Demonstração clara da tecnologia em prol do controle de gestão interna do escritório;
4. Atuação preventiva demonstrada cabalmente;
5. Serem excelentes negociadores e terem foco em resultado e não em processo;
E mais aquilo que sua intuição ou especificidade que o negócio exigir.
Terceirizar, eis questão!
Terceirizar não é fácil, nem impossível. Contudo, sem a cautela mínima exigível, a dor de cabeça é o caminho.
Tenha muita razão e nenhuma pressa nestas contratações.
O seu departamento colherá os frutos destas atitudes.
 

Terceirizar