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Escrituração do Livro Diário Auxiliar para Cartórios: Guia Completo para Conformidade, Transparência e Segurança Fiscal. (Corregedoria – Provimento CNJ 45/2015, arts. 8º e 12º)
Introdução
A escrituração do Livro Diário Auxiliar para cartórios é um procedimento contábil obrigatório que garante a conformidade legal e a transparência na prestação de contas das unidades notariais e de registro.
De acordo com o Provimento CNJ nº 45/2015, arts. 8º e 12º, e as normas das corregedorias estaduais, o Livro Diário Auxiliar se tornou um instrumento fundamental para assegurar a regularidade na gestão administrativa e financeira dos cartórios.
Neste guia, vamos apresentar:
- O que é o Livro Diário Auxiliar e sua base legal.
- A obrigatoriedade da escrituração para cartórios.
- Benefícios de manter o processo em dia.
- Um roteiro prático para sua implantação.
- Erros comuns e como evitá-los.
- Como a contabilidade especializada para cartórios garante conformidade e tranquilidade.
1. O que é o Livro Diário Auxiliar
O Livro Diário Auxiliar é um registro contábil obrigatório para todos os serviços notariais e de registro do Brasil. Ele documenta, de forma cronológica e detalhada, as movimentações financeiras do cartório, assegurando que a prestação de contas seja feita de acordo com as normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e das corregedorias estaduais.
Seu objetivo é:
- Garantir a transparência na gestão contábil e financeira.
- Fornecer um registro confiável para auditorias e fiscalizações.
- Assegurar a prestação de contas correta às autoridades competentes.
O Livro deve ser escriturado mensalmente, consolidando receitas, despesas, saldos e outras informações financeiras da unidade.
2. Base Legal e Normas Aplicáveis
A escrituração do Livro Diário Auxiliar é regulamentada principalmente por:
- Provimento CNJ nº 45/2015 – Normas complementares sobre a escrituração do Livro Diário Auxiliar e prestação de contas.
- Normas de Serviço das Corregedorias Estaduais – Determinam procedimentos específicos em cada estado.
- Princípios contábeis brasileiros (CPC) – Aplicados na forma de registro das operações.
Importante: o descumprimento das normas pode gerar sanções administrativas, advertências e responsabilização do titular do cartório.
3. Obrigatoriedade para Cartórios
Todos os titulares de cartórios extrajudiciais – notários e registradores – deverão manter a escrituração do Livro Diário Auxiliar.
A obrigatoriedade decorre da responsabilidade de gestão financeira e da exigência de prestação de contas periódica às corregedorias.
Inclui:
- Tabelionatos de Notas e de Protesto.
- Registros de Imóveis, Civis e de Títulos e Documentos.
- Demais unidades extrajudiciais.
4. Benefícios da Escrituração Correta
A escrituração do Livro Diário Auxiliar, além de cumprir uma exigência legal, oferece benefícios importantes:
- Conformidade e Segurança Jurídica
Garante que a unidade esteja em dia com as normas do CNJ e da corregedoria estadual. - Transparência na Prestação de Contas
Facilita auditorias e demonstra lisura na gestão financeira. - Organização Contábil e Administrativa
Permite um controle claro de receitas, despesas e saldo. - Proteção do Titular do Cartório
Minimiza riscos de penalidades e de questionamentos sobre a administração. - Facilidade no Planejamento Tributário e Financeiro
Com relatórios claros e consistentes, é possível planejar o crescimento e os investimentos do cartório.
5. Estrutura do Livro Diário Auxiliar
O Livro Diário Auxiliar deve conter:
- Identificação da unidade notarial ou de registro.
- Data de abertura e encerramento do livro.
- Registro cronológico das receitas e despesas.
- Saldo inicial, movimentações mensais e saldo final.
- Assinatura do titular do cartório e do contador responsável.
Com o avanço da tecnologia e os atos normativos recentes, muitas corregedorias já exigem a escrituração eletrônica do Livro Diário Auxiliar, que deve ser transmitida por meio de sistemas autorizados ou homologados.
6. Roteiro Passo a Passo para a Escrituração do Livro Diário Auxiliar
Etapa 1: Organização dos Documentos
- Reunir notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e extratos bancários.
- Separar as receitas por tipo de serviço (emolumentos, taxas, custas).
- Arquivar todos os documentos de forma física e digital para auditoria.
Etapa 2: Registro das Receitas
- Lançar no Livro todas as receitas do cartório, de forma cronológica.
- Utilizar sempre o regime de caixa, considerando a data do recebimento.
Etapa 3: Registro das Despesas
- Lançar as despesas operacionais, nas datas dos seus respectivos pagamentos, como:
- Folha de pagamento e encargos sociais.
- Aluguéis, energia, água, internet, telefonia.
- Investimentos em equipamentos e sistemas.
- Honorários contábeis, advocatícios e consultorias.
- Garantir que todos os lançamentos tenham documentação comprobatória.
- É facultado ao tabelião e registrador utilizar o Livro Diário Auxiliar para fins de recolhimento do IR, desde que observado o disposto no art. 12º do Provimento 45 do CNJ.
Etapa 4: Consolidação e Fechamento Mensal
- Conciliação das receitas e despesas com extratos bancários.
- Emissão do relatório mensal do Diário Auxiliar.
- Assinatura do titular e do contador responsável.
Etapa 5: Envio às Corregedorias
- Gerar os arquivos eletrônicos no formato exigido pela corregedoria estadual.
- Enviar dentro dos prazos estabelecidos.
7. Erros Comuns e Como Evitá-los
Muitos cartórios enfrentam problemas por falhas na escrituração.
Entre os erros mais frequentes estão:
- Lançar receitas ou despesas fora da ordem cronológica.
- Não manter os comprovantes organizados e arquivados.
- Perder prazos de entrega do livro à corregedoria.
- Utilizar sistemas não homologados ou inadequados.
- Falta de integração entre o contador e o cartório.
Dica: contar com um contador especializado em cartórios garante precisão, segurança e atendimento aos requisitos normativos.
8. Como a Contabilidade Especializada Pode Ajudar
A Silvestrin Assessoria Contábil para Cartórios oferece serviços completos de escrituração do Livro Diário Auxiliar:
- Escrituração mensal conforme CNJ e normas estaduais.
- Conferência dupla para eliminar erros.
- Integração com sistemas de gestão cartorária.
- Geração e entrega dos relatórios mensais no formato exigido.
- Suporte para auditorias e fiscalizações.
Com uma equipe especializada, o titular do cartório garante tranquilidade, segurança e conformidade total com as exigências legais.
Escrituração do Livro Diário Auxiliar para Cartórios
Conclusão
A escrituração do Livro Diário Auxiliar é indispensável para assegurar a boa governança e a transparência na gestão dos cartórios.
Cumprir as normas do CNJ e das corregedorias estaduais evita sanções e fortalece a credibilidade da unidade perante o público e as autoridades.
Com o apoio de uma contabilidade especializada em cartórios, como a Silvestrin, o processo torna-se seguro, ágil e totalmente conforme à legislação vigente, permitindo ao titular do cartório focar na qualidade do atendimento ao cidadão.
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