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DOI Cartórios: o que é, como funciona e como garantir conformidade fiscal nas serventias extrajudiciais
A Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI) é uma das principais obrigações acessórias que impactam diretamente os cartórios de notas e de registro de imóveis. Apesar de fazer parte da rotina cartorária há anos, ainda gera dúvidas operacionais, riscos de autuação e retrabalho quando não é bem gerenciada.
Neste artigo, você vai entender o que é o DOI, quem deve entregar, como funciona o envio, quais são os riscos do descumprimento e como a Silvestrin pode assessorar cartórios e serventias extrajudiciais para garantir segurança, conformidade e eficiência.
O que é o DOI?
O DOI – Declaração sobre Operações Imobiliárias é uma obrigação acessória exigida pela Receita Federal do Brasil, instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.112/2010.
Seu objetivo é informar ao Fisco todas as operações imobiliárias que envolvem transferência de propriedade ou de direitos reais sobre imóveis, permitindo o cruzamento de dados com o Imposto de Renda das pessoas físicas e jurídicas envolvidas.
Quais cartórios são obrigados a entregar o DOI?
A obrigação de envio do DOI recai sobre:
✅ Cartórios de Notas
Devem informar as escrituras públicas que envolvam operações imobiliárias, como:
- Compra e venda;
- Doação;
- Permuta;
- Dação em pagamento;
- Cessão de direitos imobiliários.
✅ Cartórios de Registro de Imóveis
Devem informar as transferências efetivas da propriedade, ou seja, os atos que resultam no registro do imóvel em nome de novo titular.
👉 Importante: não é apenas a escritura que gera DOI. O registro imobiliário também gera obrigação própria.
Quais operações exigem DOI Cartórios?
O DOI deve ser apresentado sempre que houver:
- Compra e venda de imóvel;
- Doação (com ou sem reserva de usufruto);
- Permuta de imóveis;
- Dação em pagamento;
- Cessão de direitos aquisitivos;
- Constituição, cessão ou extinção de direitos reais (como usufruto).
Operações que não exigem DOI
- Locação;
- Comodato;
- Hipoteca;
- Penhora;
- Atos exclusivamente judiciais (salvo exceções específicas).
Prazo de envio do DOI
O DOI deve ser transmitido até o último dia útil do mês seguinte ao da lavratura da escritura ou do registro imobiliário.
📌 Exemplo:
Uma escritura lavrada ou um registro realizado em março deve ter o DOI enviado até o último dia útil de abril.
Como é feito o envio do DOI atualmente?
Atualmente, o envio é realizado diretamente no sistema da Receita Federal, por meio da plataforma DOI Web, acessada via portal gov.br, com:
- Certificado digital do titular ou substituto;
- Preenchimento eletrônico das informações do imóvel e das partes;
- Transmissão direta à Receita Federal.
⚠️ Importante:
Não existe software privado que substitua o sistema da Receita Federal. Os sistemas de cartório atuam como apoio operacional, organizando dados, relatórios e controles internos.
Quais informações constam no DOI?
Entre os principais dados exigidos estão:
- Dados do imóvel (matrícula, endereço, área, município, UF);
- Tipo da operação imobiliária;
- Valor declarado da transação;
- Data do ato;
- Dados completos das partes (CPF/CNPJ);
- Número da escritura e/ou do registro.
Essas informações são utilizadas pela Receita Federal para cruzamento com o Imposto de Renda e apuração de ganho de capital.
Penalidades pelo não envio ou envio incorreto
O descumprimento da obrigação pode gerar penalidades relevantes para a serventia:
- Multa de R$ 5.000,00 por mês-calendário pelo atraso na entrega;
- Multas por omissão ou informações incorretas;
- Risco de fiscalizações e questionamentos formais da Receita Federal;
- Responsabilização do oficial em caso de reincidência ou dolo.
Além do impacto financeiro, falhas recorrentes no DOI afetam a governança e a imagem institucional do cartório.
Principais dificuldades enfrentadas pelos cartórios
Na prática, muitos cartórios enfrentam problemas como:
- Falta de controle mensal das operações sujeitas ao DOI;
- Retrabalho por erros de preenchimento;
- Falta de conferência entre escritura e registro;
- Ausência de checklist e rotina operacional;
- Dependência excessiva de uma única pessoa;
- Falta de atualização normativa.
É exatamente nesse ponto que uma assessoria especializada faz a diferença.
Como a Silvestrin assessora cartórios no cumprimento do DOI
A Silvestrin atua há décadas assessorando serventias extrajudiciais, oferecendo um suporte completo para a gestão fiscal, contábil e operacional dos cartórios.
No tema DOI, a Silvestrin pode apoiar as serventias com:
🔹 Estruturação da rotina operacional
- Criação de fluxo interno padronizado;
- Definição de responsabilidades;
- Implementação de checklists mensais de controle;
- Organização de arquivos e comprovantes.
🔹 Apoio no preenchimento e conferência
- Conferência técnica dos dados antes do envio;
- Identificação de inconsistências entre escritura, registro e DOI;
- Orientação para correção e retificação de declarações.
🔹 Controle de prazos e conformidade
- Monitoramento dos prazos legais;
- Prevenção de multas e autuações;
- Auditoria periódica das obrigações acessórias.
🔹 Suporte em fiscalizações
- Apoio técnico em notificações da Receita Federal;
- Organização de documentação comprobatória;
- Respostas formais e técnicas ao Fisco.
🔹 Treinamento da equipe do cartório
- Capacitação dos colaboradores;
- Atualização sobre mudanças normativas;
- Redução da dependência operacional de uma única pessoa.
Por que contar com assessoria especializada para o DOI?
A terceirização ou apoio especializado não significa perda de controle — pelo contrário. Ela permite que o cartório:
- Ganhe segurança jurídica e fiscal;
- Reduza riscos financeiros;
- Tenha processos claros e auditáveis;
- Foque na atividade-fim da serventia;
- Evite retrabalho e inconsistências.
DOI bem gerenciado é sinônimo de cartório organizado
O DOI é uma obrigação acessória, mas seu impacto é estratégico. Quando bem gerenciado, demonstra organização, governança e conformidade fiscal. Quando negligenciado, pode gerar multas, autuações e problemas desnecessários.
Com o apoio da Silvestrin, cartórios e serventias extrajudiciais contam com uma assessoria que entende a realidade do setor, a legislação aplicável e as melhores práticas operacionais.
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