Orientações eSocial – II

1. O que é o e-Social? Qual a sua abrangência?

O eSocial é uma ferramenta eletrônica criada pelo Governo Federal por meio do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Ela faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, e visa unificar a prestação de informações empresariais aos órgãos governamentais, sejam elas de natureza fiscal, previdenciária, comercial ou trabalhista.
Antes da instituição da ferramenta, as organizações ficavam obrigadas a processar vários documentos e enviá-los a diversos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, o INSS etc.
Essa ferramenta, portanto, foi instituída com a finalidade de aperfeiçoar e padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas referentes aos contratos onerosos de trabalho.
A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.
Todos esses dados serão mantidos em um cadastro único, de caráter nacional, de forma que todas as obrigações cumpridas mensalmente e anualmente pelas empresas, para os diversos órgãos, serão substituídas por um único envio, diretamente para “Ambiente Nacional do eSocial” .Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
 
Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.
 

2. Quem está obrigado ao e-Social?

Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial, independentemente do seu porte, objeto — indústria, comércio, setor de serviços —, ou segmento.
O obrigado poderá figurar nessa relação como empregador, nos termos definidos pelo art. 2º da CLT ou como contribuinte, conforme delineado pela Lei nº 5.172, de 1966 (Código Tributário Nacional – CTN), na qualidade de empresa, inclusive órgão público, ou de pessoa física equiparada a empresa, conforme prevê o art. 15 da Lei nº 8.212, de 1991.
 

3. Quando será obrigatório o e-Social? Haverá um período de teste da ferramenta?

A partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do “eSocial Empresas” será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões de reais.
Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
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4. Obrigações que serão unificadas no ambiente nacional do eSocial

No ambiente nacional do eSocial os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, o cumprimento de 15 (quinze) obrigações, que são as seguintes:
 

1. GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
3. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
4. LRE –  Livro de Registro de Empregados;
5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
6. CD –  Comunicação de Dispensa;
7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
8. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
9. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
10. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. Folha de pagamento;
14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; e
15. GPS – Guia da Previdência Social.

5. Quais órgãos farão uso dos arquivos para processamento?

– Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRF
– Ministério da Previdência Social
– Ministério do Trabalho e Emprego – MTE
– Instituto Nacional do Seguro Social – INSS
– Caixa Econômica Federal – CEF
– Tribunal Superior do Trabalho – TST
 

6. Como vai funcionar, na prática, o sistema?

Na prática, as empresas, de forma interna ou terceirizada, terão que enviar periodicamente e em tempo real, em meio digital (para a plataforma do eSocial), todas as informações relativas aos contratos de trabalho desde a admissão do funcionário até a rescisão contratual.
 

7. Quais os benefícios para o empregador?

 
Os vários documentos outrora produzidos serão substituídos por dados na internet. Isso tornará a forma de acesso e manuseio dessas informações muito mais simples.
Além de poderem ser acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, esses dados podem ser cruzados com informações pretéritas, proporcionando a análise mais perfeita das mudanças e da evolução da empresa.
Os dados unificados na plataforma poderá se tornar mais um mecanismo para a melhoria da gestão organizacional, por meio do fornecimento de bases para a tomada de decisões estratégicas. A empresa terá uma visão mais completa e aprofundada de seus processos, a partir da comparação de dados e da criação de novos indicadores no sistema.
As organizações terão a possibilidade de verificar as suas métricas e apurar o seu efetivo desempenho, por meio das informações cadastradas no sistema. Com isso, vários procedimentos serão simplificados e aprimorados.
Se, por um lado, o cadastramento virtual das informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais beneficia o governo e os trabalhadores, por outro ela também traz maiores garantias às organizações perante o fisco, pois evita-se condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas com base em arbitramentos unilaterais.
 
 

8. Por que devo me adequar ao eSocial?

Porque, conforme dito, na nova sistemática da folha de pagamento digital, as obrigações cumpridas durante e no final de cada mês, por intermédio da Silvestrin, deverão obedecer a uma nova regra, ou seja, a cada situação nova, um comunicado deverá ser enviado ao eSocial em tempo real.
 
Nesse passo, como o sistema eSocial é integrado por vários órgãos e todos eles têm acesso às informações prestadas pelas empresas, o cruzamento de dados e a fiscalização se tornam muito mais eficientes e intensos, fazendo com que o descumprimento à legislação seja constatado imediata e evidentemente, gerando as penalidades cabíveis daí decorrentes.
 
Além do que, o trabalhador terá acesso à todas as informações relativas ao seu contrato de trabalho, aos seus direitos trabalhistas e previdenciários, aos pagamentos efetuados, às condição de trabalho, às características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto, etc.
 
Isso significa, portanto, total transparência de dados, maior exposição à fiscalização, com um potencial aumento de passivos/reclamações trabalhistas, caso os dados/informações sejam disponibilizados em atraso ou em desacordo com a legislação.
 
 

9. Práticas vedadas no novo sistema

Conforme dito, na nova sistemática da folha de pagamento digital, as obrigações cumpridas durante e no final de cada mês, por intermédio da Silvestrin, deverão ser enviadas ao eSocial em tempo real.
 
Dessa forma, cabe ressaltar algumas práticas mais comuns no dia-a-dia  da gestão dos contratos de trabalho, que a partir da implantação efetiva do eSocial deverão ser evitadas, sob pena de incidência de penalidades cabíveis (inclusive multas eletrônicas).
 
        Admissão retroativa de empregado – a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador. Assim sendo, não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa; esse procedimento acarretará em um aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo.
 
Desligamento e Aviso Prévio – não será possível fazer desligamentos retroativos, pois a informação referente à saída do empregado deve ser comunicada no eSocial no prazo de pagamento de rescisões. Nesse sentido, lembramos que esse prazo é de até 10 dias corridos no caso de aviso indenizado ou ausência de aviso no pedido de demissão, e até o dia seguinte ao término do aviso trabalhado. Contudo, a partir do início da vigência das novas normas trabalhistas, o prazo para a quitação das verbas será fixa em 10 dias, a contar do término do contrato.
        Aviso de férias fora dos 30 dias
 
 
O empregado faltar ao trabalho e somente vários dias após o afastamento comparecer a empresa e apresentar atestado de 15 dias de afastamento.
 
Conceder aumentos de salários de empregados após o fechamento da folha do mês (com efeitos retroativos). O sistema eSocial somente fechará folha com os dados de qualquer alteração cadastral inserido antes do envio do evento mensal “folha de salários”.
 
Não informar alterações de salário ou informar incorretamente –  as alterações no salário devem ser informadas no dia posterior à sua ocorrência, informando-se a data da efetiva modificação. Essa alteração deve ser cadastrada no eSocial antes do envio dos próximos dados envolvendo a remuneração do trabalhador, já com o novo salário-base. Se esse procedimento for desrespeitado, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento.
 
Contratar estagiários nos exatos termos da lei – pela primeira vez os estagiários farão parte de uma declaração trabalhista. Também deverão fazer parte dos Programas de Saúde e Segurança do Trabalho. Portanto, quem mantiver estagiários em desacordo com o previsto na legislação pertinente deverá repensar a prática e adequar os contratos de estágios conforme a lei específica, ou partir para a contratação CLT.