O processamento mensal da folha de pagamento é uma das mais complexas rotinas administrativas que todas as empresas realizam. Além disso, pode se tornar uma fonte de diversos problemas, principalmente devido à complexidade da legislação trabalhista. A terceirização de RH é uma estratégia que tem sido cada vez mais adotada em todo o mundo. A cada dia que passa, um número maior de empresas que se preocupa com o aumento da competitividade e eficiência entrega a responsabilidade de serviços como folha de pagamento, administração de pessoal e gestão de benefícios às empresas especializadas em serviços de Rh.
Desta maneira elas obtêm mais tempo para se dedicar, única e exclusivamente, ao seu verdadeiro negócio, aumento de eficiência e significativa redução nos custos.
Processos a serem terceirizados:
Rotinas Mensais
– Elaboração e processamento da folha de pagamento mensal e adiantamentos
– Admissões, documentação e benefícios legais
– Administração de férias individuais ou coletivas
– Emissão de documentos, guias, holerites e encargos sociais
– Geração das diversas guias de recolhimento, DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos eletrônicos operacionais e legais, tais como crédito de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED
– Gerenciamento total das informações e histórico dos funcionários
– Rescisões contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para homologações
Rotinas Anuais
– Elaboração e processamento da folha de pagamento para 13º salário
– Preparação e entrega dos relatórios anuais, RAIS, DIRF e informes de rendimentos
Cuidados a serem tomados na contratação dos serviços:
No momento de contratar o prestador de serviços, o empresário deverá buscar referências e ficar atento para escolher alguém que realmente queira trabalhar em parceria e com ética profissional. Além deste aspecto moral, fundamental também será o aspecto legal. O terceirizado deverá atender às questões trabalhistas, tributárias e fiscais, para que o tomador de serviço não tenha problemas no futuro.
Todos os comprovantes de pagamentos das obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e relativas aos tributos de responsabilidade do terceirizado, devem ser exigidos e, periodicamente, apresentados à empresa contratante.
O contratante poderá exigir da contratada que, preste-serviços com qualidade, eficiência, e que cumpra os prazos definidos em contrato. Poderá também acompanhar a execução dos trabalhos, mas qualquer cobrança ou exigência deverá ser feita diretamente ao responsável pela empresa contratada.
A empresa a ser contratada deverá ser especialista no tipo de serviço proposto, o que será comprovado perante a apresentação do responsável técnico e do objeto (atividade-fim) da pessoa jurídica, constante no contrato social da terceirizada. Dependendo do tipo de serviço a ser realizado, cujo valor seja significativo, é importante que a terceirizada demonstre ao tomador de serviço, a sua saúde financeira, ou seja, a sua autossuficiência econômica. Desta forma temos um processo de Terceirização de Folha de Pagamento mais segura e bem sucedida.
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